Hvordan lykkes i prosjektarbeid

Kari skiller ut fire faser i sitt prosjektarbeid:

• Idéfase: Prosjektet ble født.
• Gjennomføring (prosjektbeskrivelse, prosjektgruppe, registrering av status, gjennomføring)
   
• Rapportskriving
   
• Implementering.

Ideer og gjennomføring

• Ideen må begrunnes. Jo bedre du klarer å begrunne hvorfor ideen din kan bli et tiltak, desto flere sjanser du har å få ideen gjennomført.
• Ideen må forankres. Du må lansere ideen for dem som skal treffe beslutningen om utviklingsarbeid. Du kan forankre ideen to steder: I pasientens behov, dersom du kan synliggjøre et behov hos brukerne og i styrende dokumenter.

Det finnes en verden av behov hos ulike pasienter, men vi bør sjekke hva de styrende dokumentene sier om vårt oppdrag som helsepersonell. De færreste ledere vil si nei til en idé som ligger innenfor vårt oppdrag. Hvis de likevel sier nei, skyldes det sannsynligvis mangel på ressurser. Da finnes det mange steder man kan søke råd og prosjektmidler. Har du en god idé, men vet ikke hvordan du kan starte eller mangler midler? Utviklingssenter i ditt fylke kan bistå deg i å utvikle ideen til et bra prosjekt.

• Bruk tid på å registrere status før du setter i gang.

Når man har en god ide, så vil man gjerne starte med én gang uten særlige forberedelser. Det er viktig å bruke tid på å måle status, både før prosjektstart og etter endt prosjekt. Det trenger ikke å være kompliserte statiske beregninger. Du må imidlertid ha en kvalifisert oppfatning av hvordan den virkeligheten du ønsker å forandre ser ut, ellers vet du ikke om det du gjør har noen effekt. Uten effektmåling er det vanskelig å anbefale noen tiltak i prosjektet. Kari Os innrømmer at de glemte å måle status en del ganger i begynnelsen, rett og slett fordi de var for ivrige med å komme i gang, men nå glemmer de det langt sjeldnere.

• Du må ha kaostoleranse.

Du må tåle å stå i situasjoner der du ikke finner et klart svar, at ting kan være forvirrende. Hvis du blir forvirret og opplever av at du plutselig ikke vet hva du driver med, så har du turt å slippe kreativiteten løs og kan komme på nye nytt. I vårt tilfelle har det vært viktig å ha en god styringsgruppe som støttespillere. Vi er ofte veldig resultatorienterte, men det er også viktig å tillate seg å bruke tid på refleksjon i prosjektarbeid.

Hvor henter dere ideer til prosjekter? Man kan finne inspirasjon fra flere steder og ofte er kombinasjon av dem det beste. De viktigste er:

• Egen virksomhetsplan med sykehjemmets satsningsområder
• Omsorgsmeldingen peker på mange områder man kan satse på
• Innspill fra de ansatte og vår ledere
• Ideer til nye prosjekter kan også komme når vi jobber med noe annet. Det hender at noen får en lys idé. Da snakker de med lederen som bringer ideen videre til styringsgruppen for å avgjøre om den er noe å satse på.

På Lørenskog sykehjem har vi etablert en fast styringsgruppe for alle våre prosjekter - nettopp fordi det alt vi gjør må forankres hos ledelsen. Styringsgruppen består av institusjonssjef og avdelingslederne.

Hvordan får du de ansatte i avdelingene å starte med prosjekter?

Det viktigste er å ha et tema som engasjerer. Da er det heller ikke vanskelig å velge en prosjektleder. Når vi har en idé til et nytt prosjekt, diskuterer alltid styringsgruppen hvem som skal være prosjektleder og prosjektdeltakere. I oppstart av et prosjekt regner vi med at prosjektlederen bruker en dag i uken og prosjektdeltakere mellom 5-10 prosent av tiden sin til prosjektarbeid.

Forankring hos ledere og god planlegging er grunnleggende

For å lykkes med prosjekter er vi helt avhengig av lederne som legger til rette slik at prosjektmedarbeidere får tid til å jobbe med sine prosjekter. Vi har ikke mer personale, så det krever god planlegging av lederne våre og forståelse i avdelingen. Våre ledere har imidlertid god erfaring med å jobbe med prosjekter. I etableringsfasen, etter vi fikk status som undervisningssykehjem i 2008, fikk alle avdelingslederne våre vært sitt prosjekt. De vet på kroppen hva det betyr å drive med et prosjekt og hvor mye tid det tar. Det hjalp å forankre prosjektarbeidet både i avdelingene og hos lederne.

Uten erfaring i prosjektarbeid

Prosjektledere uten tidligere erfaring går på prosjektlederkurs som kommunen arrangerer, eller så lærer vi dem opp internt og følger dem opp tett. For å holde orden på prosjektene våre bruker vi et elektronisk prosjektstyringsverktøy. Våre prosjektledere sier at det hjelper dem i å strukturere arbeidet og i å lage klare mål og tydeliggjør progresjon i prosjektet. Prosjektstyringsverktøyet gir en ramme for hva du skal gjøre og gode milepælsplaner hjelper å sjekke underveis om vi er der vi har sagt vi skal være. Det tydeliggjør også prosjektet for dem som skal vurdere prosjektet og følge det opp, det kan være styringsgruppe, de som finansierer prosjektet og politikere.

Mislykket prosjekt?

Ikke fortvil hvis noen prosjekter ikke blir slik du har tenkt. Det er ikke et nederlag å si at noen ganger får vi det ikke til. Det ligger i prosjektarbeidets natur: du gjør noe som du ikke har gjort tidligere, du skal utvikle noe nytt, og da kan du ikke vite på forhånd om din ide er mulig å virkeliggjøre. Det er flere grunner til det: ideen holder kanskje ikke vann, ressursproblemer, tap av nødvendig kompetanse når nøkkelpersoner slutter, at grunnlaget, praksisfeltet, endrer seg. Hvis vi har startet et rehabiliteringsprosjekt og rehabiliteringsavdelingen legges ned, kan vi gi fra oss det prosjektet. Det er helt greit å avslutte hvis det ikke ble som det var tenkt.

Implementering: Det slutter ikke med prosjektrapport

Den viktigste jobben med prosjektet starter når prosjektet er over. Da skal vi implementere det i praksis. Det er utrolig viktig å lytte i sin egen organisasjon og ikke sette i gang et nytt prosjekt før de gamle er fullstendig implementert. Man må alltid ta høyde for at man skal implementere og spre resultater. Og ikke glem evalueringsrunden. Man må alltid se hvordan dette virker når man setter det ordentlig ut i livet. For at resultatet av prosjektet skal leve og organisasjonen føle at det er meningsfylt, må det leve i praksis. Bruk tid på å lage en implementeringsplan for hvert prosjekt – det er helt grunnleggende. Implementering Prosjekter skal ha implementeringsplan. Når vi er ferdig med et prosjekt, skriver vi en prosjektrapport med implementeringsplan. Institusjonsleder som eier prosjektet får prosjektrapport og da er det hans og ledergruppens ansvar å implementere det.