Slideshow - GAMMEL

Tips en venn
Send til e-post:
Fra e-post:
Melding:

Hjelp, vi skal gjennomføre et stort arrangement! Her får du gode råd for å lykkes

Publisert 18. juni 2012 | Oppdatert 10. mars 2020

Utviklingssenter for sykehjem i Tromsø har i samarbeid med en rekke andre fagmiljøer planlagt og gjennomført Demensdagene i Tromsø 2011. Det var et 7-dagers arrangement med ulike tiltak og virkemidler. Målet med Demensdagene var å skape en ”lavterskelarena” for informasjon og kunnskap om demenssykdommer til innbyggere i Tromsø.

Prosjektleder Lisbeth Remlo Abelsen deler gjerne sine erfaringer. Her er listen over det viktigste du skal tenke på, uansett om du planlegger en dags eller en ukes arrangement.

1. Først må du ha en god idé som du må selge til din leder. Du bør også finne flere ildsjeler eller samarbeidspartnere som brenner for ideen.

Tanken om å arrangere demensdager i Tromsø dukket først opp som en spontan idé i et kort møte mellom representanter for USH og Tromsø bibliotek. Det ble relativt raskt etablert et samarbeid mellom USH, Tromsø bibliotek og byarkiv, Nasjonalforeningen Tromsø demensforening, demenskoordinator i Tromsø kommune, Utviklingssenter for hjemmetjenester i Troms (UHT), Universitetet i Tromsø (UiT) og Universitetssykehuset Nord Norge (UNN).

2. Tenk på hva er formålet med arrangementet og definer målgruppen.

Demensdagene i Tromsø 2011 hadde som formål å spre informasjon og kunnskap om demenssykdommer, samt hvilke tilbud som finnes både i kommune- og spesialisthelsetjenesten. Vi ønsket å skape en ”lavterskelarena” for informasjon til innbyggere i Tromsø kommune.

3. Tenk nøye på dato, tidspunkt og varighet for arrangementet.

Hvis det er noen andre store arrangementer som går samtidig, og som har omtrent samme målgruppe, så bør dere enten velge en annen dato eller prøve å samarbeide med dem. Kanskje er det andre begivenheter eller arrangementer dere kan knytte dere til? For eksempel Alzheimersdagen, Forskningsdagene, Verdens verdighetsdag, etc.

Også klokkeslett kan være viktig å vurdere. Under Demensdagene 2011 viste det seg blant annet at søndag klokken 14.00 ikke var et spesielt godt tidspunkt for å samle folk. Vi bør kanskje ikke starte foredrag før klokken 19.00 på arbeidsdager slik at folk kommer seg hjem etter jobb, spiser middag og så rekker de å komme seg ut igjen.

4. Tenk grundig på organisering av arrangementet. Skal du ha programkomité eller prosjektgruppe? Hvor mange prosent skal de involverte personene bidra?

Demensdagene 2011 ble organisert med ei prosjektgruppe og ei programgruppe. USH valgte i tillegg å engasjere en egen prosjektleder i 100 % stilling for 3 måneder. Prosjektleder og ansatte ved USH fungerte som arbeidsgruppe, mens prosjektgruppa besto i 1-3 representanter for alle samarbeidende organisasjoner i tillegg til prosjektleder.

5. Husk at du må forholde deg til et estimat eller et bestemt budsjett når du planlegger et arrangement. Det er hovedsakelig to måter å gjøre det på. Utarbeide et bra program og søke penger, eller hvis du har et budsjett, så planlegger du et program ut fra et bestemt budsjett.

Bakgrunnen for sammensetningen av programmet i år var et ønske om å belyse ulike sider av de utfordringer som er knyttet til demenssykdommer. Vi hadde hovedfokuset på informasjon og hadde . en bemannet stand sentrum i arrangementet. Programmet vårt rettet seg mot ulike målgrupper tilnærmet uavhengig av alder. Bidragsytere var lokale og sentrale ressurspersoner innen fagfeltet, og spennvidden var stor. Programmet til Demensdagene besto av tre ulike foredrag, to filmer, en presentasjon av et «Frie midler» prosjekt, en litteraturpresentasjon, ett ”multimedie- kåseri” og en panelsamtale.

6. Velg riktige lokaler. Bruker du egne lokaler, så sparer du leiekostnader, men da må du regne med å gjøre mye selv. Du må også tenke på målgruppen – hva slags lokaler som er best egnet? Er lokaler universelt utformet, tilgjengelige og med god plass til rullestoler?

Skal du ha stands – så tenk nøye på plasseringen. Du får mest oppmerksomhet på steder der det er mest trafikk. Hvis du skal ha PowerPoint-presentasjoner eller vise bilder/video, er det viktig at du ikke motlys. For noen arrangement kan også støy være en utfordring.

Vi valgte bevisst å bruke Tromsø bibliotek som hovedarena. Hensikten med arrangementet var å gi informasjon på en måte som gjorde at mottaker ikke trengte å ”avsløre” at de hadde noe forhold til demenssykdommer eller personer som er rammet av disse. Biblioteket brukes av svært mange personer, og til ulike formål, slik at besøk her ville ikke sees på som noe spesielt.

Valget av Verdensteateret som arena var basert på at filmfremvisning skulle være en del av programmet. Salen her er relativt liten og egner seg derfor godt til arrangementer som ikke trekker et stort publikum. I tillegg til filmene ble også prosjektpresentasjonen og panelsamtalen lagt dit.

7. Lag en ansvarsliste og vaktlister over hvem gjør hva og når før, under og etter arrangementet. Ha gjerne også ei «kriseliste» med oversikt over hva som kan svikte, og mulige reserveløsninger.

Vi brukte vaktlister og ansvarsfordeling for de ulike delarrangementene. Informasjonsstanden var bemannet seks timer på hverdagene og det ble delt på to vaktperioder. I helgen var det en vaktperiode på tre timer. Det var minimum to personer til stede i hver vaktperiode hvorav en hadde helsefaglig bakgrunn og en var pårørenderepresentant. I forbindelse med arrangementene på Verdensteateret var det en helsefagperson til stede der med et utvalg av informasjonsmateriellet fra hovedstanden.

Det var også satt opp en hovedansvarlig for hvert delarrangement i tillegg til konferansierer der det var nødvendig. Prosjektleder var til stede på samtlige arrangement, og hadde hovedansvaret for teknisk tilrettelegging sammen med lokale kontaktpersoner.

8. Informasjon og markedsføring. Vurder nøye hvilke tiltak og virkemidler som passer best og vil generere størst oppmerksomhet. Tenk igjen på målgruppen.

Markedsføring og PR var det området som viste seg å være vanskeligst å lykkes med. Det ble lagt mye energi og midler i produksjon av en reklamefilm til bruk på kino, samt at lydfila også ble brukt som lokalradioreklame i området. Ut fra tilbakemeldinger kan det synes som om dette var en mindre bra prioritering. Planen var å nå personer i ulike aldersgrupper, og anså derfor kino som en god arena, men sett i ettertid var det kanskje ikke tilfelle.

Det som viste seg å fungere var bruk av egen nettside. Det ble kjøpt et eget domene med arrangementets navn og opprette en egen nettside. Egen nettside har en gjenbruksverdi og er særlig nyttig for årlige arrangementer, samt at den kan brukes som generell informasjonskanal mellom arrangementene.

Etter evaluering i prosjektgruppa er konklusjonen at det neste gang bør satses på avisannonser, innlegg, forhåndsomtale, artikler i lokalavisene og andre medier. Banner på utsiden av biblioteket og i Storgata i god tid før arrangementet, kan også være et godt alternativ til de 150 plakatene vi satte opp denne gangen. Et annet alternativ kan være å legge programmet som ”innstikk” i avisene, men her er økonomi en vesentlig faktor for om det kan la seg gjennomføre.

Ingen reklame er så god som den direkte reklamen. Derfor bør det lages en strategi for å ansvarliggjøre ansatte om å spre informasjon. Kanskje bør det også oppfordres til frikjøp/ avspaseringsmulighet for ansatt slik at man stimulerer til deltagelse på arrangementene.

9. Opprett kontakt med media i god tid før arrangementet. Dette kan gjøres via for eksempel pressemeldinger, mail, sosiale medier eller direkte kontakt.

Før årets arrangement var vi i kontakt med de lokale avisene, NRK og TV. Uttellingen ble ikke som håpet, og det er nok her det vil bli endret mest på neste års opplegg.

Last ned rapporten til Demensdagene 2011, hvis du er interessert i å vite mer om arrangementet.

Hvis du lurer på noe, ta kontakt medprosjektleder for Demensdagene 2011, Lisbeth Remlo Abelsen  , tel. 906 64 977.